Verimli Zaman Yönetimi

Zaman doğru yönetilemiyorsa hiçbir şey doğru yönetilemiyor demektir.

Verimlilik eksikliğinizin birçok nedeni olabilir. Belki yapacak çok işiniz vardır. Belki de işinizde yeterli disiplininiz yoktur. Ya da muhtemelen sadece zamanınızı nasıl yönetmeniz gerektiğiniz bilmiyorsunuzdur. Dikkat dağıtıcı şeyler her yerde. Günümüzde her zaman teknoloji ile beraber olma hali üretkenliğimize zarar veriyor. Yapılan bir araştırmaya göre dikkat dağıtıcı şeyler günde ortalama 2 saatimizi çalmaktadır. Diğer bir araştırma da çalışma esnasında yaşanan bir kesintiden sonra işe geri dönerek odaklanma süresi 25 dakikayı bulmaktadır. Tabii işe geri dönmek başarılabilirse. E postaları, Whatsapp’ı, sosyal medyayı, borsayı, kripto para yükselişlerini neredeyse anlık olarak takip ediyoruz. Günün herhangi bir anında kendinize şu soruyu sorun; şu anda ne yapıyorum? Bu soruya verdiğiniz yanıt çerçevesinde zamanı boşa harcayıp harcamadığınızı değerlendirin. Sonra da şu soruyu sorun; zamanımı en iyi nasıl değerlendirebilirim? Böylelikle zamanın akıp gittiğinin farkında olacaksınız. Yani özetle, zaman tuzakları her yerde. Bu zaman tuzaklarının farkında olmak ve bu tuzaklara düşmemek ve de etrafından dolaşmaya çalışmak verimliliğimizi arttıracaktır.

Verimli zaman yönetimi için kullanabileceğiniz yöntemler:

Hayatında gerçekleştirmek istediğin 25 tane şey yaz. Bunların içinden en önemli 5 tanesini seç. Diğerlerini çöpe at. Kişi birçok işe odaklanmakta zorlandığı için bunu en aza indirip onlara odaklanmak her zaman işe yarar.

1)Parkinson tekniği: Parkinson yasasına göre iş tamamlanması için mevcut olan zamanı dolduracak şekilde genişler. Yani bir işe sen ne kadar zaman biçersen o işin zamanı o kadar sürer. O zamandan kısa sürede bitecek olsa bile sen onun biteceği zamanı kafanda uzun belirlediğin için o işin bitişi uzayacaktır. Parkinson burada şunu söylüyor: o işe verdiğin sürenin yarısını ver. O işi yapmak için daha az zaman harca ve aynı kalitede yap. Aralardaki çöp zamanlardan kurtulmuş olursun.

2)Pareto Kuralı (Ekonomi Prensibi): %20’ye %80 kuralı. Dünyadaki paranın %80’i insanların %20’sine ait. Dünyadaki içeceklerin %80’ini insanların %20’si içiyor. Bunu zaman yönetimi konusuna nasıl uyarlamışlar? Ortaya koyduğumuz çabaların %20’si başarılarımızın %80’ine sebep oluyor. Tersinden düşündüğümüz zaman şöyle bir durum ortaya çıkıyor; Ortaya koyduğumuz çabaların %80’i hiçbir işe yaramıyor. Yani biz 100 birim bir çaba koyuyoruz, bunun 20 tanesi çok değerli, 80 tanesi çok da önemli değil. Mesela bir sunum yapacaksın. Oturuyorsun, rengi ne olsun? Puntosu ne olsun? Şu resmi koysam mı, koymasam mı? Gibi olayın ayrıntılarında o kadar çok boğuluyorsun ki mükemmeliyetçilikle boğuluyorsun, yaptığın işlerin belki büyük bir kısmı o kadar da lazım değil. Şöyle bir düşün bakalım geçmişte ortaya koyduğun başarıları. Hangi çabalarının karşılığı neticesinde o başarılar ortaya çıktı? Ayrıntılarla uğraşsaydın diğer önemli kısımlara vaktin kalmayacaktı.

3)Timeblocking ya da Timeboxing denen zaman sınırlaması tekniği: O gün için yapmanız gereken bir işe belirli bir zaman tanıyın. Timeblocking ve Timeboxing teknikleri arasında bir fark var. Timeblocking’de belirli bir göreve odaklanmak için belirli zaman dilimleri oluşturursunuz. Örneğin “yarın sabah 10’dan 11’e kadar yapacağım sunum üzerine çalışacağım.” Timeboxing ise belirli bir göreve ne kadar zaman ayıracağınıza dair bir sınır belirlemenizi ister. Örneğin “Yarın sabah 10’dan 11’e kadar yapacağım sunumu bitirmiş olacağım.” Timeboxing sizi biraz daha zorlar ve işi bitirmeyi amaçladığı için oyunlaştırmış olur. Her gün için bir görev listesi oluşturmak ve bu görevlere sadık kalarak onu gerçekleştirmek sizi başarıya biraz daha yaklaştıracaktır. Aşağı yukarı 40 saatlik zamanla bloke edilmiş bir çalışma haftası, herhangi bir sınırlama olmadan yapılan 60 saatlik bir çalışma haftasına denktir.

İki tür zaman sınırlaması var: Sert zaman sınırlaması ve esnek zaman sınırlaması. Aradaki fark bir görev için belirlenen süre dolduktan sonra yaptığınız şeydir. Sert zaman sınırlaması ile zaman sınırına ulaşıldığında görev üzerinde çalışmayı bırakırsınız. Planınıza göre hemen bir sonraki göreve geçersiniz.  İlk defa bu teknikleri uygulayacaksanız sert zaman sınırlaması sizi zorlayabilir. Esnek zaman sınırlaması ise size süre bittiğinde sınırlama ayarlama özgürlüğü verir. Zamanlayıcıyı 30 dakikaya ayarlarsanız ve alarm çalarsa süreyi 10 dakika daha arttırmaya karar verebilirsiniz. Burada önemli olan bir süre zaman sınırlamasını kullandıktan sonra öğreneceğiniz disiplindir. Tam olarak ne yapmanız ya da ne yapmamanız gerektiğini bilmiyorsanız bu süreç zor olacaktır. Risk, zamanında tamamlanmayan çok fazla göreve sahip olmaktır. Bu tekniği hayatınıza yerleştirmeyi başaramıyorsanız, yapılacaklar listenizi gözden geçirmenizde fayda var. Bazı insanlar her şeyi listeye eklerler ve akşam olduğunda sadece görevlerinin küçük bir kısmını tamamlamış olurlar. Bu listede olmaması gerektiğini düşündüğünüz herhangi bir şey varsa onu çıkartın. Eğer oluşturacağınız yapılacaklar listesindeki görevleri, eleştirel gözle bakarak iyi bir filtreden geçirir ve görev sayısını olabildiğince azaltmayı başarabilirseniz işlerinizi istediğiniz sürede tamamlama şansınız artacaktır. Böylelikle daha fazla zamana ve huzura sahip olmanız muhtemeldir. Dikkat gerektiren işlerinizi sabah yapmak önemli. Çünkü zihin sabah saatlerinde iyi performans gösterir. Öncelikli ve dikkat gerektiren işlerinizi günün en verimli çalışma saatleri olarak bilinden 9 ile 11 saatleri arasında yapmaya çalışın. Sabah ilk yapığınız iş canlı bir kurbağa yemek olursa günün geri kalanını daha kötü bir şey olmayacağını bilerek geçirebilirsiniz der Mark Twain. Kurbağa sizin en büyük ve en önemli görevinizdir ve bu konuda bir şey yapmazsanız erteleme olasılığınızın da en yüksek olduğu görevdir. Gün sonunda başarınızı gözden geçirin. Yapmak istediğiniz her şeyi yapabildiniz mi? Cevabınız evet ise devam edin. Hayır ise neyin değiştirilmesi veya iyileştirilmesi gerektiğini öğrenin. Haftalık inceleme şart. Önünüzdeki hafta için neler olup bittiğini değerlendirin ve her gün için zaman bloklarınızın kaba bir taslağını çıkarın. Her iş gününün sonunda tamamlamadığınız görevleri ve genel yeni görevleri gözden geçirin. Haftanın geri kalanı için zaman bloklarınızı buna göre ayarlayın. Maksimum verimlilikte zaman sınırlaması işlerinizin zamanında tamamlanmasını sağlar. İşinizde daha verimli olursunuz. Bu yüzden kendinize kurallar belirlemeli ve bu kurallara uymalısınız. Bu konseptin diğer önemli kısmı odaklanma. Her zaman dilimi içinde yalnızca önemli bir görev vardır; telefon görüşmesi yok. Cep telefonu kapalı. E posta yok. Bildirimler kapatılmalı. Bu tür görevler için başka zaman aralıkları da oluşturabilirsiniz. Ama ya biri ararsa, umurumda değil. Önemli bir şey ise kişi bir mesaj bırakır ya da mail atar. Gerekli değilse ve mesaj alamıyorsam neden endişeleneyim.

Kendi kendinize söz verin. Elbette ki bir alışkanlık kazanmak öyle kolay olmuyor. Bir insanın kendine verdiği sözü kararlılıkla uygulamasına irade denir. Her alışkanlıktan ancak güçlü bir iradeyle kurtulabilir veya güçlü bir irade ile yeni alışkanlıklar kazanabiliriz. Planlamalar yapın. Zaman tuzaklarından uzak durun ve kendinize iradeli bir insan olduğunuzu kanıtlayın. Bir şeyin imkansız olduğuna inanırsanız aklınız bunun neden imkansız olduğunu ispat etmek üzere çalışmaya başlar. Bir şeyi yapabileceğinize gerçekten inandığınızda çözümler bulma konusunda aklınız size yardım etmek için çalışmaya başlar.

Klinik Psikolog Sabiha IŞIK